Planejamento Orçamentário

Planejamento Orçamentário: Métodos e Software

O ambiente de negócios, cada vez mais complexo, dinâmico e incerto, tem exigido adaptabilidade e transformações rápidas e eficientes das empresas na era da informação.

Ciclos de vida de produtos mais curtos, aliados ao avanço tecnológico, concentram a atenção da empresa na inovação como determinante do sucesso corporativo.

Um assunto relevante que tem sido pouco explorado pelos executivos, é a transformação do processo de planejamento orçamentários dentro das organizações.

A rigidez dos modelos orçamentários tradicionais tem sufocado a capacidade de resposta às mudanças dos negócios. A abordagem orçamentária tradicional dá autoridade centralizada aos cargos de alto escalão, consumindo grandes quantidades de recursos, tempo e dinheiro.

A maioria das empresas gasta cerca de 20% do seu tempo em orçamentos e, na maioria das vezes, estes levam de dois a três meses para serem elaborados – ou seja, do seu plano orçamentário anual, um quarto do tempo é gasto somente com planejamento.

A grande maioria das empresas ainda conta com desenhos organizacionais tradicionais caracterizados por estruturas hierárquicas e orientação com orçamentos. Esses projetos estão desatualizados, limitando a capacidade de uma empresa de agir e responder nos ambientes de rápida mudança de hoje. Há um enorme interesse dentro da área de planejamento e finanças em maneiras de melhorar e reduzir o árduo processo de planejamento orçamentário.

Por ser um elemento fundamental dos negócios apoiar a tomada de decisões sólidas, o planejamento e o orçamento estão entre as tarefas mais importantes para as organizações.

Metodologias tradicionais de planejamento orçamentário

Orçamento Base Histórica

A projeção por histórico é desenvolvida a partir dos números do exercício anterior. Dessa forma, é aplicado um percentual de crescimento sobre os dados, levando em consideração a meta desejada da receita e quais custos e despesas serão necessários para que o objetivo seja alcançado.

Esta metodologia é indicada para a gestão que pretende manter a estabilidade dos seus números – como por exemplo, companhias que não foram tão impactadas negativamente pela economia neste ano.

Orçamento base zero

Como o próprio nome diz, este modelo de orçamento é planejado a partir de uma base zerada. Aqui, não são levados em consideração receitas, custos, despesas e outros investimentos feitos anteriormente (como na projeção por histórico, por exemplo).

A metodologia é indicada para empresas que buscam uma gestão orçamentária mais eficiente, com o objetivo de otimizar as despesas, reduzindo custos com gastos supérfluos e evitando projeções de vendas que não estejam de acordo com a realidade do negócio.

O processo é um pouco mais trabalhoso do que o método anterior, pois demanda a avaliação de todos os números e metas, mas permite o planejamento de um orçamento mais aproximado com a realidade da empresa, a depender do segmento.

Orçamento matricial

O orçamento matricial (ou GMD – Gestão Matricial de Despesas) é uma metodologia que vem ganhando cada vez mais espaço entre as empresas, devido aos benefícios trazidos. Ele proporciona mais detalhamento dos gastos da organização já que é feito a partir da criação de pacotes de gastos e receitas em uma matriz orçamentária. Sendo assim, é possível ter um controle maior dos recursos investidos pela empresa.

Com o orçamento matricial, os gestores precisam analisar seus gastos de forma estratégica, além de propor mais formas de aperfeiçoar a gestão orçamentária, a partir da economia de recursos.

Rolling Forecast

Também conhecido como orçamento contínuo, o método rolling forecast se baseia na atualização constante dos números a partir os resultados já obtidos. Nesse modelo, ao finalizar um mês, é feita uma revisão do orçamento e já se projeta o período do ano seguinte, sempre trabalhando com os 12 meses seguintes planejados.

É indicado para momentos de instabilidade, em que as empresas sofrem com a volatilidade do mercado, e acompanhar os resultados mensalmente pode trazer muitos benefícios, pois permite um olhar mais atento sobre a performance daquele período.

Principais deficiências dos modelos tradicionais de gestão orçamentária

Os principais pontos criticados pelos executivos no processo de planejamento orçamentário tradicional são:

• Muito demorado: Estudos demonstram que o tempo médio para a criação do orçamento tradicional é entre 10-15 semanas, ou aproximadamente 2-3 meses;
• Altamente custoso: Além de exigir 2-3 meses, necessita-se de uma equipe especializada e de inúmeras reuniões com a alta gestão;
• Não foca em agregar valor: O objetivo do gestor, no final do dia, é bater a meta do orçamento, não necessariamente pensar no cliente ou no melhor para a empresa no futuro;
• Inflexível: Gestores negociam suas metas baseados nas suas experiências e dados, em sua grande maioria, internos da empresa;
• Top-Down: Não adquire o capital intelectual relevante que é do restante dos colaboradores;
• Foco nos dados internos: Deixam de avaliar o ambiente externo. Muitos gestores, por estarem com a “corda no pescoço”, manipulam dados para atingir os planos orçamentários, assim como adiando ou antecipando a execução de eventos, tendo em vistas as metas orçamentárias;

Metodologia Beyond Budget

Uma alternativa aos modelos orçamentários tradicionais é o Beyond Budget. Essa metodologia orçamentária foi desenvolvida em 1998, em Londres, como resposta à crescente insatisfação e frustração em relação aos modelos orçamentários tradicionais.

A metodologia foi concebida para empresas que precisam ser:

• Flexíveis;
• Alta velocidade de adaptação;
• Oferecer aos gestores autoconfiança;
• Reduzir o turnover;
• Tomada de decisões rápidas;
• Aumentar o valor da empresa no longo-prazo.

Os 12 princípios do Beyond Budget são:

• Governança: Líderes devem gerenciar equipes através de princípios claros, com propósito de compartilhar valores;
• Organização focada em clientes: Organize a companhia que gere sinergia e que gere valor ao cliente, não por funções e por departamento;
• Responsabilidade na prestação de contas: Faz com que os colaboradores se responsabilizem pelos seus números na busca de resultados competitivos, atendam às necessidades dos clientes como objetivo principal, visando a melhoria de relacionamentos e sem pressões de atingimento de números inflexíveis do orçamento;
• Coordenação: Os processos prioritários são baseados em interações cross-company e pela demanda do cliente, não sob reuniões ritualísticas com objetivos específicos;
• Delegação: Dê as pessoas liberdade para agir, ao invés de gastar o seu tempo controlando o que os outros estão fazendo. Para isso é necessário ter uma equipe de alta performance;
• Liderança: Desafia e treina pessoas, disponibilizando informações de forma clara (gestão à vista), com foco em estimular o aprendizado e disseminação do conhecimento;
• Conjunto de metas: Ganhe dos seus concorrentes, não de seu orçamento. O processo é focado na concorrência e nos benchmarks, não em metas fixas estipuladas no orçamento;
• Processo Estratégico: Faça a formulação da estratégia mais participativa e contínua, descartando a abordagem tradicional de haver um evento anual para decisão do orçamento;
• Sistemas de Previsão: Usa sistemas de previsão para informar a estratégia, não correções de curto prazo para manter-se no caminho.
• Utilização de recursos: Disponibiliza recursos quando determinada atividade necessita, não se aloca o valor em um centro de custos;
• Mensuração e controle: Utiliza-se poucos KPI’s para avaliar o negócio, não diversos dashboards e relatórios para a alta gestão;
• Motivação e recompensa: As recompensas devem estar baseadas na companhia ser competitiva, no progresso de toda a empresa, não em metas negociadas e fixadas antecipadamente.

Alguns acham o modelo muito abrangente, dada a forma como aborda quase todas as questões que precisam estar na agenda da diretoria, desde a liderança até os processos de gestão.

O fato é que os executivos precisam saber lidar com as oportunidades e ameaças atuais e futuras, particularmente onde previsões mensais contínuas de desempenho financeiro operam em conjunto com metas não financeiras. Em essência, o modelo Beyond Budget implica essa responsabilidade gerencial descentralizada, onde poder e responsabilidade andam de mãos dadas.

O processo orçamentário precisa ser colaborativo

Isso significa que uma abordagem orçamentária sólida é baseada em uma ampla base de dados que inclui os dados de planejamento dos departamentos de toda a organização. Com a abordagem correta e planejamento cuidadoso, são possíveis melhorias de ponta a ponta no processo orçamentário.

Previsões contínuas criadas mensalmente ou trimestralmente em vez de anualmente

Em ambientes de negócios, um equívoco comum é que uma previsão é uma profecia do que exatamente acontecerá. Quando os conceitos de previsão contínua são usados, os novos dados de previsão, portanto, tornam-se expectativas obrigatórias, que se tornam um padrão de controle. Isso mina completamente a intenção essencial da previsão: gerar um pensamento prospectivo e agir em tempos dinâmicos.

A alocação de recursos não deve ser rígida e fixada por um ano e com um determinado valor orçamentário

Em vez disso, os recursos devem ser alocados dinamicamente às necessidades do negócio, de acordo com informações de previsão continuamente atualizadas e imparciais.

Metas da empresa baseadas em indicadores–chave de desempenho (KPIs)

Motive as pessoas dando-lhes desafios, responsabilidades e valores claros como diretrizes. As recompensas são baseadas em equipe, em reconhecimento ao fato de que nenhuma pessoa pode agir sozinha para atingir metas.

Desempenho dos gestores da empresa avaliado com base em benchmarks externos e não em seu desempenho passado

Crie e promova um clima de desempenho baseado no sucesso competitivo. As metas devem ser acordadas por referências externas, em oposição a metas fixas negociadas internamente. O foco gerencial muda de vencer outros gerentes por um bônus para vencer a concorrência.

Estabeleça equipes orientadas para o cliente que são responsáveis ​​por resultados lucrativos para o cliente

Essas equipes devem acordar os requisitos de recursos e de nível de serviço com os departamentos de serviço por meio do estabelecimento de acordos de nível de serviço.

Crie sistemas de informação transparentes e abertos em toda a organização

Eles devem fornecer informações rápidas, abertas e distribuídas para facilitar o controle em todos os níveis. O sistema de TI é crucial para flexibilizar os principais indicadores de desempenho como parte do processo de previsão contínua.

Não dá para transformar um modelo de gestão utilizando planilhas eletrônicas! Automatize todo o processo de planejamento e controle orçamentário através de ferramentas/softwares que possibilitem uma modelagem flexível de acordo com as características do seu negócio, a descentralização e colaboração dos gestores, bem como o acompanhamento dos resultados através da integração dos dados econômico-financeiros e dos indicadores de performance com os sistemas de gestão (ERP´s) da sua organização.

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As empresas verão uma melhoria nos resultados à medida que a administração renunciar parcialmente ao controle. Isso permite que departamentos e equipes aproveitem sua proximidade com os clientes e reajam de forma autônoma. Isso, por sua vez, influencia metas, planos e iniciativas.

Mas todas essas mudanças não serão introduzidas sem conflito e dificuldade devido aos desafios enfrentados com as transformações. O que pode-se dizer, no entanto, é que, se a empresa quiser acompanhar a aplicação bem-sucedida do modelo Beyond Budget, isso deve ser sustentado por uma mudança organizacional, cultural e gerencial considerável.

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